İHLAS GAYRİMENKUL PROJE GELİŞTİRME VE TİCARET A.Ş.
DENETİM KOMİTESİ GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI
AMAÇ VE KAPSAM
Bu düzenlemenin amacı İhlas Gayrimenkul Proje Geliştirme ve Ticaret A.Ş. yönetim kurulu tarafından oluşturulacak Denetimden Sorumlu Komitenin, görev ve çalışma esaslarını belirlemektir. Komite, sermaye piyasası mevzuatına ve bu düzenlemede yer alan esaslara uygun olarak Şirketin muhasebe sistemi, finansal bilgilerin kamuya açıklanması, bağımsız denetimi ve iç kontrol sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetiminde Yönetim Kuruluna yardımcı olarak, yaptığı değerlendirmeler çerçevesinde tespit ettiği hususları değerlendirerek Yönetim Kuruluna raporlayacaktır.
DAYANAK
Bu doküman, Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Sermaye Piyasası Kurulu Kurumsal Yönetim İlkelerinde yer alan düzenleme, hüküm ve prensipler çerçevesinde oluşturulmuştur.
YETKİ VE KAPSAM
Komite, mali tablolarının, dip notlarının ve diğer finansal bilgilerin doğruluğunu, şeffaflığını, mevzuata ve uluslararası muhasebe standartlarına uygunluğunu denetler ve bağımsız denetim kuruluşunun görüşünü de alarak Yönetim Kuruluna yazılı olarak bildirir. Bağımsız denetim kuruluşunun ve çalışanlarının bağımsız olup olmadığını ve yeterliliğini Yönetim Kurulu adına inceler. Şirketin muhasebe sisteminin, finansal bilgilerin kamuya açıklanmasının, bağımsız denetiminin ve şirketin iç kontrol sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetimini yapar. Bağımsız denetim kuruluşunun seçimi, denetim sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması ve bağımsız denetim kuruluşunun her aşamadaki çalışmalarını gözetir. Şirket muhasebesi, iç kontrol sistemi ve bağımsız denetimiyle ilgili yapılan şirket içi ve şirket dışı şikayetleri gizlilik ilkesi çerçevesinde inceler ve sonuca bağlar. Yasal düzenlemelere ve şirket içi düzenlemelere uyumun sağlanmasını gözetir. Ayrıca Yönetim Kurulu tarafından talep edilen diğer gözetim ve izleme faaliyetlerini yerine getirir.
Komite, Şirket çalışanlarını veya iştirakler dahil Şirket ile ilişkili kişi ve kuruluşların temsilcilerini, iç ve dış denetçileri (Denetçiler) ve konusunda uzman kişileri toplantılarına davet ederek bilgi alma ve ihtiyaç duyduğunda dışarıdan hukuk ve profesyonel danışmanlık alma konularında yetkilendirilmiştir
Komite kendi yetki ve sorumluluğu dahilinde hareket eder ve Yönetim Kuruluna tavsiyelerde bulunur, nihai karar sorumluluğu her zaman Yönetim Kuruluna aittir. Komitenin görev ve sorumluluğu, Yönetim Kurulu’nun T.T.K. ‘dan doğan sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
KOMİTENİN YAPISI
Komite, şirket esas sözleşmesine ve S.P.K. mevzuatına uygun olarak, şirket yönetim kurulu üyeleri arasından seçilen en az iki üyeden oluşur. Komite Başkan ve üyeleri bağımsız yönetim kurulu üyeleri arasından seçilir.
Komite yönetim kurulu tarafından görevlendirilir ve süresi dolan üyeler tekrar seçilebilir.
KOMİTE TOPLANTILARI
Komite en az üç ayda bir olmak üzere yılda en az dört kere şirket merkezinde toplanır. Komite toplantılarının zamanlaması mümkün olduğunca yönetim kurulu toplantılarının zamanlaması ile uyumlu olur.
Komite toplantılarında alınan kararlar yazılı hale getirilip komite üyeleri tarafından imzalanarak düzenli bir şekilde saklanır.
Komite, kendi görev ve sorumluluk alanıyla ilgili olarak ulaştığı tespit ve önerileri hazırlanacak bir rapor ile yönetim kuruluna sunar.
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
a) Mali Tablolar ve Duyurular
- Komite, kamuya açıklanacak mali tablo ve dipnotlarının, Şirketin izlediği muhasebe ilkelerine ve gerçeğe uygunluğu ile doğruluğuna ilişkin olarak, Şirketin sorumlu yöneticileri ve bağımsız denetçilerinin görüşlerini alarak, kendi değerlendirmeleriyle birlikte Yönetim Kuruluna yazılı olarak bildirir.
- Komite, kamuya açıklanacak faaliyet raporunu gözden geçirerek, burada yer alan bilgilerin Komitenin sahip olduğu bilgilere göre doğru ve tutarlı olup olmadığını gözden geçirir.
- Ortaklar ve menfaat sahiplerinden gelen mali tabloları etkileyecek derecede önemli şikayetleri inceler ve sonuca bağlar.
b) Bağımsız Denetim Kuruluşu
- Bağımsız denetim şirketinin seçimi, değiştirilmesi, denetim sürecinin başlatılması, faaliyetlerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi Denetim Komitesinin gözetiminde gerçekleştirilir.
- Komite, bağımsız dış denetçilerin önerdiği denetim kapsamını ve denetim sürecini inceler, çalışmalarına engel teşkil eden hususlar hakkında Yönetim Kurulunu bilgilendirir.
- Komite, bağımsız dış denetçiler tarafından tespit edilen önemli sorunların ve bu sorunların giderilmesi ile ilgili önerilerinin zamanında Komitenin bilgisine ulaşmasını ve tartışılmasını sağlar.
c) İç Denetim
- Denetimden sorumlu komite, iç denetimin görevini şeffaf olarak yapması için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlar. İç denetim ile ilgili olarak yapılan uyarı ve tavsiyelerin uygulanıp uygulanılmadığını kontrol eder.
- Denetim Komitesi iç kontrol sisteminin etkinliği ve yeterliliğini bağımsız denetim şirketi ile birlikte değerlendirerek Yönetim Kurulu’na raporlar.
- İç denetimin çalışma sistematiğin etkinliği ve iç denetçilerin çalışmalarını sınırlayan veya çalışmalarına engel teşkil eden hususlar hakkında Yönetim Kurulunu bilgilendirir ve önerilerde bulunur.
- Komite, iç denetim tarafından yapılan denetimler esnasında veya sonucunda tespit edilen önemli sorunların ve bu sorunların çözüme kavuşturulması ile ilgili önerilerinin zamanında denetimden sorumlu komitenin bilgisine ulaşmasını ve tartışılmasını sağlar.
- İç denetim biriminde çalışan personelin atanması ve görevden alınması gibi konularda bu kişilerin niteliklerini de göz önünde bulundurarak Yönetim Kurulu’na tavsiyelerde bulunur.
- Suistimal, yasa ve düzenlemelere aykırılık veya eksikliğe yol açan olayların tespitini sağlayan öneriler geliştirir.
d) Yasanın Öngördüğü Düzenlemelere Uyum
- Şirket faaliyetlerinin, mali tablo ve dipnotlarının mevzuat hükümlerine ve şirket içi düzenlemelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini kontrol eder. Düzenlemelere aykırı hareket edilmesi halinde uygulanacak kuralları belirler.
- Denetimden sorumlu komite, düzenleyici otoriteler tarafından gerçekleştirilen denetim ve soruşturma sonuçlarını gözden geçirir, Yönetim Kuruluna bilgi sunar ve önerilerde bulunur.
- Denetimden sorumlu komite, Yönetim Kurulu üyeleri, yöneticiler ve diğer çalışanlar arasında çıkabilecek çıkar çatışmalarını ve ticari sır niteliğindeki bilginin kötüye kullanılmasını önleyen şirket içi düzenlemelere ve politikalara uyumu gözetir.
BÜTÇE
Komitenin görevini yerine getirmesi için gerekli her türlü kaynak ve destek yönetim kurulu tarafından sağlanır.
YÜRÜRLÜK
Komitenin görev ve çalışma esaslarına ilişkin bu düzenleme ve buna ilişkin değişiklikler Yönetim Kurulu kararı ile yürürlüğe girer.